Переписка на английском: основные правила корреспонденции на все случаи жизни

Даже в век современных технологий переписка все еще актуальна, хоть и приобрела немного иную форму. Каких-то строгих правил по поводу того, как писать письма, нет. Однако есть этикет, который нужно соблюдать при написании и личных, и деловых писем. Данный материал ознакомит вас с деталями.

Почему важно знать правила переписки на английском

Переписки занимают важное место в повседневной жизни современного человека. За границей переписка на английском ведется очень тщательно. По полученным письмам можно установить множество деталей об авторе. Как же правильно оформить письмо? Это нетрудно. Важно только придерживаться некоторых правил.

Любое письмо делится на три части:

• вступительную;

• основную;

• заключительную.

В тексте используются преимущественно простые предложения. Красочные описания или детали использовать не запрещается, но только, если это письмо для друга на английском (подробнее о составлении – https://englishprime.ua/pismo-dlya-druga-na-anglijskom/). Если речь идет о деловых партнерах, каждая мысль должна быть изложена сухо и коротко.

Деловая переписка

Правила деловой переписки на английском запомнить несложно. Ведется она не только между партнерами по бизнесу, но и между коллегами. Темы могут быть разные: от резюме до заявлений или запросов. Обычно в случае с деловыми письмами довольно трудно сделать ошибку. Зависимо от тематики письма, для каждого случая существует множество шаблонов деловой переписки на английском. Типовые фразы и другие детали подсказывают, как должен быть составлен документ.

Личные письма

Для личных писем также существует много поводов. Помимо стандартного повседневного общения это могут быть:

• благодарность или извинения;

• поздравления;

• приглашения.

Для этих случаев также существуют шаблоны, но писать письма можно в более «расслабленной» форме.

Основные правила переписки на английском

Общих конкретных правил немного. Прежде всего, весь текст должен быть разбит на абзацы. Красную строку использовать не нужно. Для деловой корреспонденции стандартно используются фирменные шаблоны или бланки с реквизитами, личная переписка ведется более произвольно.

Структура письма

Далее представлена общая структура писем:

• Обращение. По имени можно обращаться лишь в случае с личной перепиской. Затем нужно поставить запятую и продолжить текст с нового абзаца.

• Вступление. Короткая фраза, где прописана основная цель письма. Это может быть просьба, благодарность и т.д.

• Тело. Несколько абзацев, где раскрываются подробности письма. Сокращения (don't, it's и пр.) нежелательны. Допускаются лишь для личных писем.

• Завершение. Пара предложений для подведения итогов. Например, ожидание скорого ответа и т.д.

• Прощание и подпись. Подбираются на основе отношений отправителя и получателя.

Почтовый этикет

Далее представлены универсальные рекомендации для любой почтовой переписки:

• Больше вежливости и меньше эмоций. Не важно, кому адресовано письмо. Важно проявлять больше дружелюбия, даже если это отказ на просьбу. Также лучше обойтись без большого количества восклицательных знаков и смайликов. Даже если письмо для друга по переписке.

• Меньше длинных предложений. Крупный текст легче читается, если он разделен на смысловые абзацы. Также не нужно писать слишком длинные фразы в письме. Смысл не пострадает, а структура улучшится.

• Соблюдение грамотности. Перед отправкой письмо не помешает вычитать. Особенно, если это первый опыт в написании англоязычных текстов.

• Цель письма. Нужно выражать в самом начале, чтобы получатель сразу понял, чего от него хотят.

Языковые принципы

Вот несколько общих принципов составления электронных писем:

• Без страдательных залогов. Фразы для переписки на английском должны быть построены определенным образом. Не стоит писать, например: «The invitation was sent me by Helen» (Приглашение было отправлено мне Хеленой). Лучше заменить этот вариант на: «Helen sent me this invitation» (Хелена отправила мне это приглашение).

• Внимание к деталям. Имя и фамилия не всегда могут сказать о поле собеседника. Если вы его не знаете, желательно уточнить эту деталь перед написанием.

• Дедлайн. Если ответ необходим к конкретной дате, нужно указать ее в письме. Это мотивирует собеседника не тянуть.

• Краткость. Особенно актуально для тех, кто отправляет официальные письма, используя мобильные устройства. Нужно прочесть и ответить, при этом делая «скидку» на клавиатуру, скрывающую часть экрана. Чем короче будет текст, тем лучше.

• «Нет» жаргонам. Даже если это коллеги, разбирающиеся в теме. Письмо может быть отправлено тем, кому выражения профессионального жаргона незнакомы. Однако можно использовать в начале деловых писем специальные аббревиатуры – например, FYI («for your information» или «к вашему сведению»).

• Ограничение в несколько предложений. В среднем их должно быть не меньше пяти. Но и не больше десяти.

• Сокращение текста. В бизнес-письмах не место сложным конструкциям. Его задача – донести сообщение до адресата.

• Списки. Интересуясь мнением коллеги или партнера по определенному вопросу, предлагая ему варианты, стоит перечислить их в форме списка. Так получателю будет быстрее и проще дать ответ. Также список поможет структурировать текст и помочь пониманию.

Благодаря знанию всех этих элементов и простых правил, вы легко научитесь использовать английский для ведения переписок.

Подпишитесь на наш канал в Telegram и получайте подброку только важных новостей!